如何选择合适的打印机&打印纸打印送货单、销售清单等单据

方圆106

很多客户购买我们的软件最主要的需求是打印单据：送货单、发货单、销售单、销售清单、出库单、销售订单、报价单、退货单、进库单、领料单等等。有些客户，尤其是之前是手写单或刚创业的客户，就不太了解该如何选择合适的打印机、打印纸了。市面上有很多的打印机、打印纸，琳琅满目，到底该如何选择呢？

空白纸打印和套打又有什么区别呢？

打印纸的选择

初略统计了一下我们的客户，使用得最多的打印纸尺寸是：一式三联二等分打印纸，其次是一式三联三等分打印纸，A4打印纸，然后是一式三联一等分，A5打印纸等。

A4、A5打印纸是指普通的单页白色打印纸、复印纸，非常常见，就不多做介绍。A4打印纸，客户多用于打印订货合同、购销合同等格式。

下面着重介绍一下：一式多联各种等分尺寸的打印纸

多联纸，第一联都是白色的，白色页是普通的打印纸，后面的联数是彩色的，彩色页是含碳粉的，类似复写纸，所以要打印一式多联纸，是必须要使用针式打印机（针式打印机打印一式多联纸的原理，可简单想象一下用笔用复写纸写单据的场景）。多联纸最明显的好处是，适用于一份单据多方存根，一式多份，避免了因单证员疏忽造成的单据丢失而带来的不必要的麻烦。

联数指一式几联，联数的用途说明可根据自己的实际情况自定义，例如一式三联打印纸，可以定义为：①白联存根，②红联客户，③黄联回单。

纸张的尺寸一般根据什么情况选择？

纸张尺寸一般依据单据内容多少而决定，单据的商品种类内容多则需要更大的尺寸大小，内容少则反之选择尺寸相对小一点的尺寸大小。三等分纸一般适合商品种类是6种以内的，二等分纸一般适合12行商品以内的（机打发票一般也是二等分大小，所以我们很多客户描述他们打印纸大小时，有些会说打印纸尺寸和发票一样），整张尺寸则适合商品种类非常多的情况，比如有个客户做食品批发的，销售对象是小超市，每次送货的商品种类都二三十种，他就选择了使用一式四联整张的打印纸。

打印纸的其他选择考察因素

1.纸张品质

纸张必须干净而精确地裁切，确保进纸顺畅。纸张平滑度是否好。多联纸的碳粉纸联是否易掉粉，虚线裁切是否平整易撕，方便轻松分页。

2.纸张重量

市场上打印纸常分为60克、70克、80克等级别。一般情况下购买70克的纸张比较结实而且厚度适当，不易起皱，打印的时候纸张之间摩擦小不易造成打印机卡纸等现象，减少打印机故障。多联纸的纸张强度是否足够，使用时需要不会轻易断裂或破裂，减少连续打印时的接纸次数。

打印机的选择

市面上常见的打印机分为针式打印机、激光打印机和喷墨打印机。

针式打印机：

针式打印机也称为点阵式打印机，是一种机械打印机。适用于打印工程图、电路图、票据、报表等。我们的客户多使用针式打印机，因为他们一般都选择使用一式多联纸。

特点：结构简单、价格适中、形式多样、适用面广。

激光打印机：

激光打印机可分为黑白激光打印机和彩色激光打印机。

特点：打印成本低、速度快、精度高、低噪音。

喷墨打印机：

颜色范围超过传统CMYK颜色局限，适用于专业色彩图片图像输出。

特点：购机成本低、体型小、打印颜色丰富

缺点：打印速度较慢，需常保持打印机使用状态，定期进行维护和保养。

空白纸打印和套打

“空白纸打印”指直接将凭证或表格打印在空白纸上(如一式多联纸、A4纸)。格式更灵活，界面可按需随时调整。

"套打"是指将规范的单据凭证格式预先印制好，打印时只需输出每个客户不同的数据项，可显著提高打印速度，提高工作效率，尤其是对针式打印机。其缺点是格式不能随意随时调整，一旦业务发生变化需调整格式，那么之前印制好的未用完的打印纸将可能浪费了。

两种方式都可以连续打印。